Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym to ważny moment dla każdego przedsiębiorcy. Aby uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym, warto wiedzieć, jakie dokumenty powinno przekazać biuro rachunkowe. Oto lista najważniejszych z nich:
- Pełna dokumentacja księgowa za okres współpracy, w tym wszystkie faktury, rachunki i dowody księgowe
- Rozliczenia podatkowe, takie jak deklaracje VAT, PIT czy CIT, które zostały złożone w Urzędzie Skarbowym
- Ewidencje i rejestry, takie jak ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenia czy rejestr VAT
- Wszelkie umowy i porozumienia dotyczące współpracy z biurem rachunkowym, w tym umowa o świadczenie usług księgowych
- Potwierdzenia wpłat na ZUS i inne opłaty, które były dokonywane przez biuro rachunkowe w imieniu przedsiębiorcy.
A co z przekazywaniem danych SQL przez biuro rachunkowe? Kiedy kończysz współpracę z biurem rachunkowym, istotne jest, abyś otrzymał wszystkie niezbędne dane zbioru SQL, które będą Ci potrzebne do dalszego prowadzenia biznesu. Oto jakie informacje powinny zostać przekazane:
- Pełna baza danych – zawierająca wszystkie tabelki z danymi, które były przetwarzane przez biuro rachunkowe.
- Backup danych – kopie zapasowe, które pozwolą na przywrócenie danych w przypadku awarii systemu.
- Dokumentacja techniczna – instrukcje obsługi i zarządzania bazą danych, które pomogą Ci zrozumieć strukturę i sposób funkcjonowania danych.
- Historia zmian – szczegółowy zapis wszystkich operacji wykonanych na danych, co pozwoli na śledzenie ich historii i ewentualne wykrycie błędów.
- Klucze dostępu – loginy i hasła do systemów, dzięki którym będziesz mógł samodzielnie zarządzać danymi.
Powyższe dane biuro rachunkowe powinno wydać. Wydanie tylko wydruków PDF jest niekompletne. Obecnie prowadzenie ksiąg handlowych odbywa się wyłącznie na nośnikach elektronicznych. Przesłanie wyłącznie wydruków pdf uniemożliwi późniejsze dokonywanie korekt deklaracji VAT, właściwą analizę kont rozrachunkowych. Uniemożliwi również ewentualną kontrole US.
Co na to Ustawa o Rachunkowości?
Art 13 ust.1 Ustawy o Rachunkowości tylko potwierdza, że przy prowadzeniu ksiąg przy pomocy „komputera” dzienniki, księgi główne i pomocnicze w sposób pierwotny istnieją wyłącznie „w komputerze”. A więc to baza + oprogramowanie stanowi urządzenie księgowe. Wydrukowany dziennik jest tylko wydrukiem dziennika, a nie dziennikiem. Wydrukowane ZOiS, jest tylko wynikowym wyciągiem danych z urządzenia księgowego prowadzonego w formie zinformatyzowanej. Szczególną sytuację mamy przy e-sprawozdaniu, którego wydruk jest li i jedynie tylko jego wydrukiem, nie zaś sprawozdaniem, którego jedyną prawnie przewidzianą formą jest ustrukturyzowany plik xml….
Baza danych jako zbiór danych stanowi części ksiąg rachunkowych
- Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania (Art.13 ust.2 u.o r.)
- Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. (Art.13 ust.3 u.o r.)
Każde „blokowanie”, „ograniczanie” uzyskiwania do zapisów jest naruszeniem ustawy o rachunkowości.
- Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. (art.276 k.k. )
Natomiast nie ulega chyba wątpliwości, że księgi rachunkowe, jak i polityka rachunkowości są „własnością” wyłącznie danego podmiotu, dla którego są prowadzone, a nie biura rachunkowego.
Dlatego biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać zbiór danych SQL zawierający:
- parametry i słowniki;
- kartoteka kontrahentów;
- kartoteka wspólników;
- kartoteka instytucji (urzędów skarbowych i oddziałów ZUS);
- kartoteka środków trwałych;
- lata obrotowe (wszystkie, lub od wskazanego);
- plany kont;
- bilans otwarcia;
- dokumenty zaksięgowane;
- dokumenty zadekretowane;
- zapisy w ewidencjach VAT;
- dokumenty kasowe;
- operacje bankowe;
- nierozliczone rozrachunki;
- nierozliczone spłaty rozrachunków;
- definicje deklaracji (PIT-5, CIT-2);
- wyliczone deklaracje VAT-7, PIT-5, CIT-2;
- definicje sprawozdań finansowych (bilansu, rachunku zysków i strat);
- dane osobowe (kartoteki pracowników);
- umowy o pracę;
- dane wdrożeniowe (z wystawionych wypłat i rachunków) wyliczone indywidualnie dla każdego pracownika.
Twierdzenie, że wystarczy przekazać wyłącznie wydruki jest anachronizmem i jest po prostu nieprofesjonalne.
Pamiętaj, że posiadanie tych dokumentów to Twoje prawo, a ich brak może skutkować problemami z Urzędem Skarbowym. Upewnij się, że otrzymasz je wszystkie przed zakończeniem współpracy. Nie pozwól, aby brak odpowiednich informacji utrudnił Ci prowadzenie biznesu.
#PrzekazywanieSQL #DaneBiuroRachunkowe #BackupDanych #ZarządzanieBaząDanych #KluczeDostępu
Najnowsze komentarze